Alors que l’externalisation des travaux de dactylographie est largement répandue dans le domaine médical, elle l’est encore relativement peu au sein des cabinets d’avocats. Pourtant, l’externalisation de la saisie des documents juridiques présente de nombreux avantages et permet souvent d’optimiser l’organisation d’un cabinet.
Cela ne vous est peut-être même jamais venu à l’esprit, mais de plus en plus d’avocats confient la frappe de leurs conclusions, assignations et autres courriers à des prestataires externes. L’idée fait son chemin au fur et à mesure que les a priori tombent. Voilà pourquoi vous devriez, vous aussi, envisager de déléguer cette tâche, ou tout du moins vous pencher sur la question.
Si vous frappez vous-même vos documents :
La saisie est une tâche chronophage et, vous en conviendrez, là n’est pas votre valeur ajoutée en tant qu’avocat. Même si vous maîtrisez parfaitement le clavier, vous taperez toujours 5 à 6 fois plus lentement que votre élocution. C’est la raison pour laquelle dicter puis confier la transcription à une secrétaire sera toujours économiquement plus avantageux que de taper vous-même vos documents. Et au-delà de l’aspect économique, taper vous-même vos documents vous conduit sans doute régulièrement à prendre du retard sur vos dossiers et à travailler le soir et les week-ends.
Déléguer à un prestataire externe spécialisé dans le télésecrétariat juridique vous permettra de gagner du temps, de vous consacrer à votre cœur de métier, d’augmenter votre productivité (et de retrouver vos week-ends !).
Si vous avez un secrétariat interne :
S’il est indispensable dans la plupart des cas, et notamment pour certaines tâches qui ne s’externaliseront pas (accueil des clients, classement, assistance au quotidien, etc.), un secrétariat interne représente nécessairement un poste de coûts fixes importants mais également un challenge organisationnel et RH qui impose à l’avocat un rôle de manager qu’il ne souhaite pas toujours endosser.
De manière structurelle en remplacement de votre secrétariat interne
En combinaison avec votre secrétariat interne, en débordement ou au fil de l’eau.
Dans tous les cas, vous payez en fonction de ce que vous consommez ; vous transformez ainsi vos coûts fixes en coûts variables et bénéficiez d’une solution qui vous permet d’être toujours à jour, quel que soit le volume de travail (par définition variable !) fourni.
Vous externalisez vos travaux de dactylographie à une télésecrétaire :
Le recours à une télésecrétaire indépendante est souvent une solution intéressante, à la fois financièrement mais également en termes de souplesse.
Néanmoins, la plupart du temps, une télésecrétaire ne pourra pas proposer une solution techniquement fiable de transferts de fichiers, et vous vous retrouverez à envoyer vos dictées et à récupérer vos documents tapés par simples échanges de mails. Un niveau de sécurité informatique peu compatible avec la confidentialité des données traitées.
Par ailleurs, une télésecrétaire, aussi sérieuse soit-elle, reste une structure unipersonnelle, qui aura nécessairement des difficultés à faire face à des pics importants d’activité, et qui par ailleurs ne pourra assurer une réelle continuité du service tout au long de l’année, puisque comme tout un chacun, une télésecrétaire part en vacances, tombe malade, etc.
Outre le fait qu’un prestataire externe spécialisé vous assure un service continu tout au long de l’année, LegiVox propose une plateforme propriétaire entièrement sécurisée permettant l’envoi crypté de vos documents.
Un service sécurisé et opérationnel tout au long de l’année, voilà les véritables intérêts de confier la frappe de vos documents à un spécialiste.
Si vous utilisez la reconnaissance vocale :
La reconnaissance vocale est une solution alléchante : la promesse de courriers et de conclusions « tapés tout seuls » ! Bien que la technologie ait fait d’importants progrès ces dernières années en améliorant significativement le taux de reconnaissance, il s’agit d’une solution par définition imparfaite, qui demandera toujours une intervention humaine (relecture, correction et mise en page). Par ailleurs, pour devenir réellement efficace, la reconnaissance vocale demande un effort important (et donc chronophage) pour construire puis améliorer votre profil vocal.
Un prestataire spécialisé dans la dactylographie juridique comme LegiVox, met en place des process qualité exigeants : formation continue des équipes, double relecture, etc. vous garantissant un niveau de qualité sans pareil. Par ailleurs, LegiVox prend soin de réaliser la saisie de vos documents directement dans vos modèles et dans le respect de vos conventions de présentation. Vous recevez donc des documents « prêt à imprimer » !
Si comme plusieurs centaines de vos confrères vous êtes convaincu des avantages de l’externalisation de vos retranscriptions, LegiVox se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre réflexion et vous proposer une solution qui s’adaptera à votre organisation actuelle.
N’hésitez pas à nous rendre visite sur www.legivox.fr ou à contacter notre équipe par téléphone au 09 70 46 20 70 ou par mail à contact@legivox.fr
Alors que l’externalisation des travaux de dactylographie est largement répandue dans le domaine médical, elle l’est encore relativement peu au sein des cabinets d’avocats. Pourtant, l’externalisation de la saisie des documents juridiques présente de nombreux avantages et permet souvent d’optimiser l’organisation d’un cabinet.